sábado, 19 de noviembre de 2011

Partes principales de la Carta Comercial

La Carta Comercial posee unas partes que son esenciales y que no se puede prescindir de ellas, no importa el estilo que utilices, ni el propósito.

1. Membrete - Identifica la oficina, organización o empresa donde se origina el documento y debe incluir:  Nombre de la "empresa"
  • Dirección postal o física
  • Teléfonos comerciales y fax
  • Dirección de correo electrónico.
2. Fecha - todo documento oficial debe tener fecha y no debe abreviarse.
  • En español se escribe día (cifra), mes (en minúscula) y año.  Ejemplo: 19 de noviembre de 2011 
  • No se le coloca punto final.
3. Destinatario y dirección - consta de tres o cuatro lineas, las cuales se escriben a espacio sencillo.  Por estética las líneas deben mantener el mismo largo horizontal.  Es importante comenzar con el titulo de cortesía abreviado o puesto que ocupa, luego la dirección.  Se escriben a cuatro espacios de la fecha.

4. Saludo - representa una cortesía del remitente y no debe abreviarse.  Las reglas para el saludo son:
  • No se abrevia el titulo de cortesía o posición del destinatario 
  • El titulo o posición debe coincidir con el colocado en el área de envío 
  • En los casos en que la comunicación no esta dirigida a una persona y sí a una compañía el saludo debe ser en plural.  El estilo antiguo era escribir "A quien pueda interesar", pero esa expresión en la actualidad NO se utiliza.  Puede utilizar:  Estimados señores, Estimados señores y señoras  
  • Si la comunicación esta dirigida a un hombre y una mujer, el saludo puede ser: Estimado señor Rivera y señora Rosa o Estimados señor y señora Rivera.
  • Se escribe solo en mayuscula: 
    • la primera palabra del saludo
    • nombre y apellidos
    • nombre, cargo o entidad que sustituya al nombre 
5. Texto de la carta - debe constar con tres párrafos como mínimo, donde indique el mensaje lo más corto, preciso y claro posible.  Los párrafos se deben distribuir de esta manera:
  • Primer párrafo - es de introducción donde indica la idea central del mensaje.  Se expone el problema o situación por la cual se envía la comunicación.  La frase "Por este medio" NO se utiliza debido a que el medio es la carta.  Siempre recuerde mantener un tono respetuoso, cordial, formal y profesional.  En este párrafo se atrae la atención del lector, así que no convierta el párrafo en una sola oración ya que las oraciones muy largas dificultan la comprensión de la lectura y debemos recordar que una oración no compone un párrafo.  Se recomienda dividir el pensamiento en varias oraciones, que se entrelacen por su pensamiento.  
  • Segundo párrafo o párrafos intermedios - se utilizan para que desarrolle, detalle y abunde sobre la situación o problema expuesto.
  • Tercer párrafo o último - es conocido como el párrafo de cierre o conclusión.  Aquí se brindan las posibles soluciones de lo que se espera, de acuerdo al planteamiento que se haya realizado en la comunicación.
6. Despedida - representa una cortesía de parte del remitente hacia el destinatario.  Se escribe a dos renglones verticales después del último párrafo.  Se escribe en mayúscula la letra inicial, solamente.  La despedida no se abrevia en ningún momento.  Ejemplo de despedidas: Atentamente, Cordialmente.

7. Firma mecanografiada - es el nombre completo y titulo o posición que ocupa la persona responsable de la comunicación   Se escribe a cuatro renglones verticales de la despedida.  Las recomendaciones son:
  • Se escribe en mayúscula la letra inicial de cada nombre y título o posición que ocupa.
  • El título o puesto que ocupa lo puede mecanografiar al lado del nombre, sino es muy largo.  De lo contrario se escribe debajo de la firma mecanografiada.
  • En la firma no se escribe la abreviatura de titulo de cortesía y académico antes del nombre. Sin embargo, puede escribir el título académico abreviado después del nombre y apellido, antecedido por una coma.  Ejemplo: Raúl Fuentes Cruz, CPA
  • Cuando el ejecutivo no se encuentra y el Asistente Administrativo debe mecanografiar una carta que debería estar firmada por el, se recomienda que el Asistente Administrativo firme con el nombre del ejecutivo y:
    •  al lado o debajo escriba sus iniciales 
    • debajo coloque su firma, con la posición que ocupa.
8. Iniciales - se escriben para identificar la persona responsable de la comunicación.  Cada oficina establece  su método de identificación de documentos.  Pueden ser iniciales, números o ambas.  La forma utilizada en la mayoría de las oficinas es utilizar las iniciales del Asistente Administrativo que transcribe o prepara el documento.  Las recomendaciones son:
  • se escriben las iniciales al margen izquierdo de la cata a dos renglones verticales, siempre en minúsculas después de la firma mecanografiada.
  • Si la persona que prepara la carta es la misma que la firma no es necesario escribir iniciales de responsabilidad.
  • Las iniciales de la persona que mecanografía la carta son importantes, de esta forma sabemos quien mantiene la comunicación y donde se genera.  
9. Anejo - se utiliza cuando se incluyen documentos adicionales con la carta.  En singular (Anejo) si se incluye un solo documento o en plural (Anejos) cuando son varios.  Siempre se escribe la primera letra en mayúscula, a dos espacios verticales después de las iniciales y al margen izquierdo.

10. Copias- se escribe la letra c, en minúscula al margen izquierdo a dos espacios verticales.  La letra c significa que se incluye copia de la comunicación a otra persona y se requiere mencionar a las personas a las cuales se les envía copia de la comunicación.

Información recopilada del texto "Guía de Consulta para el Personal de Oficina" de Josefina Quiñones de Pérez y María E. Acosta de Escudero, ex Catedráticas de la UPR. 

2 comentarios:

  1. Excelente información muy completa...gracias

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  2. me gusta esta informacion aunque no era lo q yo buscaba pero esta muy completa la informacion

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